仕組化を作ると自由時間が増える理由｜「やらない時間」をつくる働き方改革

朝から晩までパソコンの前に座っていて、「もう夕方？！」とびっくりしたこと、ありませんか？ 私も同じでした。夕飯の前にため息をついて、「今日もいっぱい動いたけど、何を進めたんやろ…？」と思う日がよくありました(笑)

その私を助けてくれたのが「仕組化（しくみか）」です。難しく聞こえますが、やることはシンプル。家事の手順を決めるように、仕事の流れを決めるだけ。水道の蛇口をしっかり閉めるように、時間のムダを止める。これだけで一日がスッと楽になります。ここから私と一緒に始めましょう(´▽｀)／

仕組化とは、「人が手を動かさなくても、自然に進む状態をつくること」です。あなたの代わりに動く道を用意して、同じ結果を何度でも再現します。たとえば、よくある質問への返信や請求書の送付を自動化すれば、1か月で10時間以上が戻ることもあります。マッキンゼー・グローバル研究所は、仕事の約3割は技術で自動化できると示しています（A future that works）。

私は以前、「全部自分でやらないと不安」なタイプでした。でも、メール配信や決済をまとめて扱えるサービス（例：Systeme.io）を使ってから、手作業が減って売上も安定。夜の間に仕事が進むのを見て、「もっと早く知りたかった〜！」と本気で思いました(∩´∀｀)∩

「本当にそんなことできるの？」と感じる方も大丈夫。魔法ではなく“やり方の工夫”です。この記事では、なぜ時間が増えるのかを分かりやすく説明し、今日からできる小さな一歩も紹介します。未来のあなたが「やってよかった」と言えるように、私と一緒に始めましょう。

毎日くり返す作業を、これからも手で続けますか？ それとも今日から“自動で進む側”に回りますか？

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第1章：仕組化とは？時間を増やす考え方

仕組化ってどういうこと？

仕組化は、くり返し作業を「決まり」と「流れ」にして、誰がやっても迷わず進めるようにすること。次の3つをそろえます。

• ① 手順を決める（SOP＝作業手順書：やる順番のメモを用意）
• ② 自動で動くようにする（ツールで自動送信・自動集計に置き換える）
• ③ 状況を数字で見える化（どこまで進んだかを簡単に確認）

この3つがそろうと、「考え直す」「探す」「やり直す」に消えていた時間が戻ります。

戻った時間は“余り”ではなく、貴重な資源です。たとえば、毎週2時間かかる請求や返信を自動化できたら、その2時間で新しいメニューを考える、動画を1本撮る、お客様の声を集めるなど次の一歩に使えます。手を動かしていない間も、仕事が前に進む。これが一人ビジネスの強い味方です(笑)

参考情報：McKinsey Global Institute「A future that works」― 自動化できる業務の比率を示した研究。

公式PDFはこちら

時間を増やす＝「やらない時間」を作ること

自由時間は、たまたま空くものではありません。自分で作るものです。受付メール、日程調整、教材案内、よくある質問の返信は、テンプレート（決まった型）を用意して自動送信にします。

たとえば、1通2分のメールを1日15通なら1日30分、1か月で約10時間。仕組みが動けば、その10時間がまるごと戻ります。空いた時間を休息にあててもOK。元気が戻ると、翌日の成果が上がります。

私はいつも「考えるのは人、くり返すのは仕組み」と決めています。小さな自動化を続けるだけで生活が変わります。慌てて飲んでいた朝のコーヒーが、「香りを楽しむ時間」に変わります(´▽｀)／

「働く時間を減らす」ではなく「効果を上げる」

仕組化はサボるためではなく、集中するための準備です。通知を減らし、同じ種類の作業をまとめるだけで、頭の切り替え回数が減ります。その分、深く考えられます。

私は「午前＝作業」「午後＝打ち合わせ」「夜＝事務処理」と時間を分けています。各時間帯はテンプレート＋自動化で流れる設計。すると、同じ労働時間でも結果と満足度が上がります。終わるころには「今日、ちゃんと進んだなぁ」と笑顔になれます。これが仕組化のいちばんのごほうびです(∩´∀｀)∩

参考情報：American Psychological Association「Multitasking: Switching costs」― 作業の切り替えが集中力を下げることを解説。

APA公式記事

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第2章：仕組化で「時間が生まれる」3つのひみつ

① やり方を決めて迷わないようにする（標準化）

標準化は「やり方を先に決めておくこと」です。毎回同じ手順で進めれば、迷いとモレが減ります。SOP（エス・オー・ピー＝標準作業手順書：やる順番をまとめたメモ）の形にすると迷いません。

やり方を決めておくと、確認ややり直しの時間が減ります。一人で仕事をしている私たちほど、この方法は大きな効果を出します(´▽｀)

私は動画づくりを「企画→撮影→編集→サムネ→公開→お知らせ」の6手順に分解し、各手順のチェックリストを作りました。結果、迷いが消え、作業時間が約3割短縮。覚えていなくても、手順通りに進めばOKです(∩´∀｀)∩

参考：Harvard Business Review「標準化は、柔軟性と効率を高める」

HBR公式記事

② 機械にまかせて同じ作業をなくす（自動化）

自動化は「決めたルール通りに、機械がくり返し作業をやってくれる仕組み」です。たとえば、メール送信・入金確認・請求書作成など。人が手を動かさなくても、設定すれば自動で進みます。

1回は数分でも、積み重なると大きな差になります。自動化で、1か月に数時間の余裕が戻ります(´▽｀)／

私は「登録者にタグ付与→あいさつメール→案内メール→未購入者だけフォロー」の流れを自動化。夜や外出中も動くので、朝のバタバタがなくなりました。静かに売上の土台が育つ感覚が気持ちいいです（笑）

参考：経済産業省「DXセレクション2024」― RPAやノーコード活用で年間8,800時間の削減例などを紹介。

経産省 公式レポートPDF

③ 作業の「見える化」でムダをなくす

見える化は「どの作業に、どれくらい時間がかかっているか」を数字で把握することです。見えると、どこがムダかが分かります。

例：予約変更の問合せに1件7分、1日10件で70分。よくある質問（FAQ）にまとめて自動返信すれば、問合せ自体を減らせます。気持ちも軽くなります(´･ω･`→(´▽｀))

私は1週間の行動を15分単位で記録し、「やめる」「まとめる」「人や仕組みに任せる」に分類します。続けるほどムダが減り、集中できる時間が増えます(^^)/

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第3章：実践！仕組化で時間を生み出すステップ

ステップ①　よくやる作業を全部書き出す

最初は「毎日やっている作業」を全部書き出します。ノートでOKです。私は、メール返信・請求書作成・SNS投稿・予約管理・ZoomのURL送付…と洗い出しました。「同じことが多いな」と気づけます(´･ω･`)

次に「1回の所要時間」と「頻度」を書きます。1回10分でも週5回なら、月3時間以上。数字で見ると、どこから減らすかが分かります。

私は「コピペが多い作業」から着手しました。例：オンライン面談のZoomリンクを固定URLにして自動送信。これだけで週30分が空きました。小さな工夫でも、気持ちに余裕が生まれます(´▽｀)／

ステップ②　やめる・まとめる・自動化する

次に、作業を3つに分類します。「やめる」「手順化する」「自動化する」です。使っていない資料送付や重複確認は思い切って「やめる」。考える作業は手順書を用意。ルール通りにできる作業は自動化します。

ある講座運営の方は「請求書を1人ずつ送る」をやめ、「決済完了後に領収書リンクを自動送付」に変更。毎月3時間を節約できました。設定は最初の1回だけ。あとは静かに回り続けます。これ、本当に気持ちがいいです(笑´ｗ｀)

いきなり全部は不要です。「今日1つ仕組みを入れる」。これを1週間続けるだけで、体感が変わります。

ステップ③　ツールを使って自動化する

準備ができたらツールで実装します。難しいプログラムは不要です。いまは誰でも扱えるツールがそろっています。

たとえば Systeme.io（システムドットアイオー） なら、メール配信・決済・ページ作成まで一つにまとまっています。無料プランもあります。

基本の流れは「登録フォーム → 自動返信（受付完了） → 案内メール → 決済ページ → フォローアップ」。一度設定すれば、新規の方も同じ流れで迷わず進めます。

私は配信を夜間に自動実行。朝の受信トレイが静かだと、気持ちよく一日を始められます(∩´∀｀)∩

最後は「どこまで人の手を離せるか」を見極めます。特別な対応だけ人が行い、基本は自動で回す。これで毎日がぐっとラクになります。1つ自動化するたびに、未来の自分が助かります(´▽｀)

参考：経済産業省「DXセレクション2023」― 自動化・省人化で生産性を高めた事例を紹介。

経産省 公式レポートPDF

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第4章：仕組みを作ると「心の余裕」と「アイデアの時間」が生まれる理由

仕組みは心のモヤモヤを減らす

仕組みを作ると、時間だけでなく「心のモヤモヤ」も小さくなります。「メールを送り忘れていないかな？」「手順は間違っていないかな？」という小さな不安が重なると、気づかないうちに頭が疲れてしまいます。

私も以前は寝る前にメールを何度も見直していました。いまは自動で送信されたお知らせメールが控えとして届くので、「よし、終わり！」と安心して眠れます(´▽｀)／

手順を決めて、必要な通知だけ受け取る――それだけで気持ちにゆとりが生まれます。「次に何をすればいいか」が分かるので、ムダに心配しなくてOK。同じ1時間でも、ぐっと集中して仕事が進みます。

私の知り合いの先生も、講座案内と教材送付を自動化しただけで「メールのチェック地獄から抜け出せた！」と笑顔に。仕事量を減らすだけでなく、心が軽くなるのが仕組みの良いところです(´▽｀)

空いた時間が「新しいアイデア」を生む

アイデアは、机にかじりつくよりも、歩いたり、ぼーっとしている時のほうが出やすいことがあります。仕組みで生まれた“空いた時間”は、アイデアのタネになります。

私は散歩中に新しい講座の案が浮かぶことが多いです。やることリストが減ると、頭の中が自然と整理され、考えがつながります。30分の「考える散歩」を入れるだけで、ノートがアイデアで埋まります。ついでに運動にもなって一石二鳥です(∩´∀｀)∩

参考：スタンフォード大学の研究では「歩くと創造力が上がる」ことが示されています。

スタンフォード大学 公式ニュース

「働く時間＝価値を生む時間」に変わる

仕組みの目的は「働く時間を減らすこと」ではなく、「大切な時間を増やすこと」です。手作業で埋まっていた時間を、考える時間やお客様との対話に使えるようになります。

例：予約調整とメール往復を自動化した先生は、空いた時間で生徒さんの振り返り時間を用意しました。その結果、次の講座に進む方が増加。仕事量は同じでも、成果が上がりました。これが“良い変化”です(´▽｀)

さらに「フロー（夢中になって時間を忘れる集中状態）」が増えると、やりがいも高まります。仕組みで雑用を減らすのは、その集中時間を作るため。1日の終わりに「今日も良い仕事ができた」と感じられる回数が増えると、毎日が少し誇らしくなります(∩´∀｀)∩

参考：心理学者ミハイ・チクセントミハイ氏「Flow（フロー理論）」より。

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第5章：仕組みを続けるコツと考え方

完璧を目指さない。まず“1つだけ自動化”してみよう

仕組みは、1日で全部つくる必要はありません。少しずつ作って、動かしながら育てるのが長続きのコツです。最初から全部やろうとすると、途中で疲れてしまいます。

だから最初は小さな一歩から。たとえば「申込み後に自動でサンクスメール（お礼メール）を送る」だけでOK。これだけでも夜のメール返信が減りますし、相手も安心できます(´▽｀)

私も最初はサンクスメールから始めました。自動で送信されたのを見て、「寝てても仕事が進むんだ」と感動。そこから案内メールやフォローメールへ広げました。小さな成功が次のやる気につながります。まずは“1つだけ”。一緒に少しずつ進めましょう。

定期的に見直して、古くなった仕組みを整える

どんな仕組みも、時間が経つと合わなくなります。商品の内容やお客様の動きが変わるからです。月に1回は点検の時間をとりましょう。

私は毎月初めに1時間、「仕組み点検タイム」を実施。内容が古くないか、リンクは正しく開くか、メールは届いているかを確認します。

一度に何個も直す必要はありません。1回につき1か所で十分。少しずつ整えていけば、いつでも動く“元気な仕組み”を保てます(´･ω･`→(´▽｀))

「自分の手を離れても大丈夫」と思える喜び

続けていくと、「あ、もう自分がやらなくていいんだ」と思える瞬間が増えます。自動メールが正しく送られた時、予約が自動で入った時――その度に、心の中で小さくガッツポーズしています(笑)

コツは「人がやる部分」と「自動に任せる部分」を分けること。例えば「高額商品は手動で最終確認」「入力ミスがあった場合だけ返信」といったルールを最初に決めておくと、安心して任せられます。

最後にひと言。「ラクしてもいいんです」。頑張ることは素敵ですが、仕組みはあなたを支えるパートナー。任せるほど、自分にしかできない仕事に時間を使えます。私も伴走します。自分のペースで、一緒にコツコツ進めましょう(´▽｀)🌸

参考：経済産業省「DXレポート2」― 改善を続けることの大切さを解説。

経産省 DXレポート2 要約版

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まとめ

「仕組化（しくみか）」は、毎回同じ結果をちゃんと出すために、やり方を先に決めておくことです。具体的には「標準化（ひょうじゅんか＝手順を決める）」「自動化（じどうか＝機械に任せる）」「見える化（みえるか＝数字で把握）」の3つをそろえます。

この3つがそろうと、「次に何をすればいいか」がすぐ分かり、やり直しやムダ時間が減ります。落ち着いて作業できる時間が増え、結果も安定します。

時間は、待っていても増えません。自分で作り出すものです。最初から完ぺきは狙わず、「ひとつの作業を自動にする」ところから始めましょう。小さな工夫でも心と体が軽くなります。私もこの積み重ねで、自由な時間がどんどん増えました。一緒に少しずつ進めましょうね(´▽｀)

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FAQ（よくある質問）

Q. 何から始めればいいですか？

「何回も同じようにしている作業」を1つだけ選びます。自動化するか、テンプレート（あらかじめ決めた文面）を作ります。例：「申込みがあったら送るお礼メール」。小さな一歩で十分です。

Q. 仕組化は特別なツールがないとできませんか？

いいえ。ノートやエクセルに「やることリスト」と手順を書くことも立派な仕組化です。慣れてきたら無料の自動化サービスを使うと、さらにラクになります。最初は手書きでOKです。

Q. どのくらい時間がふえますか？

人によりますが、メール返信や支払い確認などを自動化すると、1か月で数時間〜10時間ほど自由時間が増えるケースが多いです。企業の事例でも、同様の方法で大きな時間削減が報告されています。

Q. 自動にすると、ミスがふえるのでは？

大丈夫です。最初に手順を決め、テスト送信をしてから本番にすれば、同じ結果を安定して出せます。「確認メールを自分にも送る」設定にすると安心です。月1回の点検で最新状態に保ちましょう。

Q. いろんなことを同時にやるのは効率がいいですか？

実は逆です。同時進行は頭の切り替えに時間がかかります。1つに集中した方が早く正確に終わります。通知をまとめて見る時間を決めるのも効果的です。

Q. 仕組みが古くなったらどうすればいいですか？

月1回の見直しを習慣にしましょう。文面・リンク・ルールが今の状態に合っているかを確認します。1回に1か所だけ直せばOK。少しずつ整えれば、いつでも安心して使える仕組みになります。

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参考情報・引用元

• McKinsey Global Institute, “A future that works: Automation, employment, and productivity”（自動化できる仕事の割合について）
  公式PDF
• Harvard Business Review, “Standard Operating Procedures Can Make You More Flexible”（作業手順を決めると仕事がスムーズになる理由）
  HBR公式記事
• American Psychological Association, “Multitasking: Switching costs”（同時作業による効率低下について）
  APA公式記事
• 経済産業省「DXセレクション2024」（自動化による時間削減の事例）
  経産省 公式レポートPDF
• Stanford University, “Stanford study finds walking improves creativity”（歩くとアイデアが出やすくなる研究）
  スタンフォード大学 公式ニュース

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次の一歩：今日から1つ自動化してみよう

まずは小さなことからでOK。「申込み後のお礼メール」や「初回案内」を自動送信にしてみましょう。次の日から、少しラクになります。

Systeme.io（公式サイト）で無料プランを試してみる

一度作った仕組みは、来週も来月も働き続けます。今日の一歩から「自分の時間」を増やしていきましょう。私も伴走します。いっしょに進めましょうね(´▽｀)／